Gentile [dipendente]

Garantire ai nostri dipendenti un ambiente di lavoro sicuro, equo e trasparente è importante per noi. Invitiamo chiunque a segnalare qualsiasi attività illecita o irregolarità sospetta a [nome azienda]. Inoltre, desideriamo che tu possa effettuare la segnalazione in tutta serenità e che sappia che sarà tenuta nella dovuta considerazione.

[nome azienda] ha pertanto implementato Whistlelink, un nuovo sistema online di segnalazione di reati o irregolarità. Whistlelink è un sistema di segnalazione whistleblowing sicuro e protetto che ti permette di segnalare violazioni in modo semplice e anonimo.

Accedere al sistema di segnalazione di reati o irregolarità è semplice. Basta andare su [nomeazienda.whistlelink.com] dove potrai trovare tutte le informazioni pertinenti in merito alla presentazione di una segnalazione e alle modalità di gestione della stessa. Puoi accedere al sistema in qualsiasi momento su [ad es. indirizzo del sito web dell’azienda/link di destinazione].

Per effettuare una segnalazione fai clic su Fai una segnalazione qui, e compila il modulo di segnalazione in modo più dettagliato possibile. Sta a te decidere quante informazioni inserire. Non è obbligatorio fornire informazioni personali e sarà mantenuto l’anonimato per tutta la durata della procedura.

Dopo avere presentato la segnalazione, i proprietari designati, [nome/dipartimento], la riceveranno e procederanno a una valutazione iniziale per stabilire se è idonea a essere gestita attraverso il sistema di segnalazione di reati o irregolarità. In caso affermativo, alla segnalazione sarà assegnato un numero del caso univoco che riceverai insieme a un codice di verifica. Utilizza il codice di verifica per inserire ulteriori informazioni o visualizzare lo stato del caso. Confermeremo l’avvenuta ricezione della segnalazione entro sette giorni e forniremo un feedback entro 90 giorni.

Come azienda, abbiamo il dovere di informarti che avendo adottato una soluzione per la segnalazione di reati o irregolarità, potresti apparire in una segnalazione come presunto autore di un reato, presunta vittima, testimone o per altri motivi. Come affermato, se sei la persona che presenta la segnalazione, manterrai l’anonimato.

Puoi scegliere di denunciare un’irregolarità a un’autorità competente esterna. Puoi trovare ulteriori informazioni in merito a questa procedura su [nomeazienda.whistlelink.com].

Se hai domande a riguardo o desideri ulteriori informazioni, non esitare a contattare  [nome].

Grazie per l’impegno e il supporto costanti nel contribuire a rendere  [nome azienda] un luogo di lavoro sicuro e gradevole.

Cordiali saluti, [nome].